Al igual que ocurre con todas las reuniones, las buenas prácticas para el son las siguientes: desarrollar una agenda y asignar responsabilidades (idealmente, en los Términos de referencia); elaboración de documentos y divulgación de éstos antes de la reunión; llegar a un acuerdo con respecto a las decisiones tomadas y los próximos pasos; asignar responsabilidades de seguimiento; y registrar actas de las reuniones.
Las discusiones del deben orientarse a abarcar lo que se indica a continuación (teniendo en cuenta que algunos elementos no se abarcarán en todas las reuniones, pero pueden incluirse trimestralmente, anualmente, etc., según corresponda para cada sitio):
- discusión sobre seguridad, que debe incluir la salud y la seguridad de la comunidad, según corresponda;
- novedades o cambios significativos en el contexto sociopolítico;
- principales impactos y riesgos (potenciales) sociales y de derechos humanos, y controles críticos asociados;
- problemas/preocupaciones prioritarios identificados a través de el relacionamiento con las partes interesadas;
- quejas o incidentes sociales que ocurran, así como cualquier tema (es decir, frecuencia de ciertos contratistas, problemas y ubicaciones); avances de la investigación de quejas o incidentes y cierre, lo que incluye la discusión sobre las lecciones aprendidas;
- actualización sobre los avances de los proyectos de y sobre cualquier acción correctiva que requiera una respuesta multidisciplinaria;
- actualización sobre los avances de cada área, en lo que respecta a las acciones por las cuales es responsable en el , y sobre cualquier riesgo emergente experimentado durante el mes anterior;
- revisión del Registro de riesgos, para verificar la precisión de las calificaciones utilizadas para la probabilidad y las consecuencias de los riesgos existentes, así como los nuevos riesgos incluidos en el registro, si es necesario;
- revisión de los del y de cualquier evaluación realizada, y actividades de análisis e identificación de mejoras, cuando corresponda;
- revisión de los avances en lo que respecta a las acciones del ;
- cualquier plan de gestión importante que requiera un acuerdo formal por parte del ;
- próximas actividades del sitio, incluyendo cualquier cambio en el programa, así como los impactos sobre el desempeño social, los riesgos y las medidas de gestión correspondientes;
- planificación de recursos de desempeño social (tiempo, personal y habilidades), incluidas las actividades del sitio que requieren el apoyo de los responsables del relacionamiento con la comunidad;
- próximas sesiones de capacitación y sensibilización sobre el desempeño social, así como sobre cualquier necesidad de capacitación identificada;
- revisión de los informes mensuales de desempeño social de los contratistas y avances en lo que respecta a las acciones necesarias que se detallan en el Plan de Gestión Social de Contratistas; además, retroalimentación sobre las auditorías de contratistas y los procesos de garantía, si éstos se realizaron durante el mes anterior; y
- seguimiento del presupuesto del , en comparación con el plan.
Anualmente, y como parte de las discusiones acerca del plan de implementación anual del , el debe evaluar el desempeño del sitio con relación a sus objetivos de desempeño social. Esta revisión debe ser amplia e incorporar la retroalimentación de las partes interesadas externas.