Como em todas as reuniões, é uma boa prática para o Comitê de Gerenciamento de Desempenho Social (Social Performance Management Committee – SPMC) desenvolver uma agenda e atribuir responsabilidades (idealmente nos Termos de Referência); preparar documentos e distribuí-los antes da reunião; concordar com as decisões tomadas e os próximos passos; alocar responsabilidades para acompanhamento; e registrar atas das reuniões.
As discussões do Comitê devem ter como objetivo cobrir o seguinte, reconhecendo que alguns itens podem não ser abordados em todas as reuniões e podem ser incluídos trimestralmente, anualmente etc., conforme relevante para o site:
- Compartilhamento de segurança, para incluir a saúde e a segurança da comunidade, conforme apropriado;
- Mudanças ou desenvolvimentos significativos no contexto sócio-político;
- Impactos e riscos (potenciais) sociais e em direitos humanos críticos e controles associados;
- Questões/preocupações prioritárias emergentes do engajamento das partes interessadas;
- Queixas ou incidentes sociais ocorrendo e quaisquer temas. Progresso da investigação de queixas ou incidentes e fechamento, incluindo discussão das lições aprendidas;
- Atualização de progresso para projetos de Desenvolvimento Socioeconômico (Socio-economic Development – SED)e quaisquer ações corretivas que exijam uma resposta multidisciplinar;
- Atualização do progresso no nível das áreas de interface em relação às ações pelas quais são responsáveis no Plano de Gerenciamento Social e quaisquer riscos emergentes experimentados no mês anterior;
- Revisão do Registro de Riscos quanto à precisão das classificações usadas para probabilidade e consequência dos riscos existentes, bem como novos riscos adicionados ao registro, se necessário;
- Revisão dos KPIs do Plano de Gerenciamento Social e quaisquer avaliações realizadas, análise e identificação da melhoria, quando necessário;
- Revisão do progresso em relação às ações do Plano de Melhoria Social Way;
- Quaisquer planos de gerenciamento importantes que exijam um acordo formal do Comitê de Gerenciamento de Desempenho Social;
- Próximas atividades do site, incluindo alterações de cronograma e impactos associados ao desempenho social, riscos e medidas de gerenciamento;
- Planejamento de recursos de desempenho social (tempo, pessoas e habilidades), incluindo atividades no site que requerem apoio da equipe de Relações com a Comunidade (RCC);
- Próximas sessões de treinamento em desempenho social e conscientização, bem como quaisquer necessidades de treinamento identificadas;
- Revisão dos relatórios mensais de desempenho social do contratado e progresso em relação às ações necessárias detalhadas no Plano de Gerenciamento Social do Contratado. Feedback sobre auditorias de contratados e processos de garantia, se realizados no mês anterior; e
- Orçamento do Plano de Gerenciamento Social monitorado em relação ao planejado.
Anualmente, e como parte das discussões em torno do plano de implementação anual do Plano de Gerenciamento Social, o Comitê deve avaliar o desempenho do site em relação aos seus objetivos de desempenho social. Essa revisão deve ser abrangente e incorporar o feedback das partes interessadas externas.