Os sites são obrigados a compartilhar os resultados do monitoramento, análise e avaliação de incidentes e queixas com a alta gerência regularmente, de acordo com o cronograma existente para envio de relatórios do site, da Unidade de Negócios ou Grupo.
Além disso, os sites devem informar o volume e a natureza dos incidentes e queixas recebidos. Dentro da equipe de Performance Social do site, é útil desenvolver relatórios semanais e mensais para enviar ao Gerente. Dessa maneira é mais fácil para que o Gerente de Performance Social monitore o progresso da equipe e use os dados desses relatórios para gerar o conteúdo de outros relatórios para a Unidade de Negócios e para o Grupo.
As considerações incluem:
- Ter um resumo em “painel de controle” (por exemplo, código de cores) para uma visão instantânea da situação atual;
- Destacar qualquer suporte ou contribuição necessária de gerentes e outras áreas da empresa;
- Fornecer comparações com dados de relatórios anteriores ou usar elementos visuais para demonstrar quaisquer tendências (por exemplo, gráfico);
- Os relatórios de monitoramento devem incluir apenas informações e dados concretos;
- Os relatórios analíticos devem se concentrar em suas descobertas e avaliações dos relatórios de monitoramento, juntamente com recomendações.
Um resumo dos incidentes e queixas relevantes também deve ser incluído no Plano de Gerenciamento Social (Social Management Plan – SMP) do site.