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4B.3 Gestión y recursos

Contenido de esta sección:

El nivel de recursos humanos y financieros asignado a la gestión del desempeño social del contratista y las áreas involucradas dependen del tipo y de la gravedad de los impactos y riesgos sociales y de derechos humanos potenciales asociados con el contrato. Los contratos de EPCM requieren un nivel de participación del equipo de desempeño social más intenso que los contratos de transporte, por ejemplo.

Para los contratos de alto riesgo, el gerente de desempeño social debe participar en la identificación de riesgos, impactos y oportunidades, en el desarrollo de la documentación y las preguntas de la licitación, en el esfuerzo por garantizar que el desempeño social se pondere adecuadamente en la evaluación de la oferta, en la evaluación de ofertas, en el desarrollo y revisión del contenido del contrato, en el desarrollo y aprobación del CSMP, y en el monitoreo de la implementación de los requisitos de desempeño social.

El proceso de evaluación de riesgos y de abastecimiento de los contratos con impactos y riesgos sociales y de derechos humanos potenciales menos complejos (por ejemplo, contratos en que los impactos y riesgos sociales y de derechos humanos potenciales se deben a causas ambientales y/o técnicas) puede seguir un enfoque más estandarizado, en el que es posible que no se requiera una participación significativa del equipo de desempeño social.

Las responsabilidades del equipo de desempeño social en los temas laborales de la cadena de abastecimiento varían de un sitio a otro. Es importante que las responsabilidades se aclaren para garantizar que las cuestiones laborales se traten de manera eficaz en el proceso de abastecimiento, en el lenguaje contractual y en el monitoreo de la implementación del contrato. Por ejemplo, normalmente el equipo de desempeño social no es responsable de las compras de bienes y servicios locales ni de la contratación de trabajadores locales por el contratista. Sin embargo, los criterios para el significado de “local” y/o las metas para la contratación local pueden ser desarrollados por o en colaboración con los equipos de desempeño social, y empleados posteriormente por los equipos de recursos humanos y de cadena de abastecimiento para los procesos de contratación, abastecimiento, monitoreo y auditoría del sitio.

La tabla 4B.3 establece las características típicas de los roles y responsabilidades en la gestión social de contratistas; sin embargo, estas características pueden variar de un sitio a otro.

Tabla 4B.3 Roles y responsabilidades en la gestión social de contratistas

NIVEL DE LA COMPAÑÍA PERSONA ROL

GRUPO

Desempeño Social

  • Proporcionar soporte y asesoramiento sobre cómo cumplir con los estándares y prácticas internacionales requeridos.

Cadena de Abastecimiento

  • Proporcionar asesoramiento y apoyo para garantizar el alineamiento con los estándares y procesos de la cadena de abastecimiento.
  • Punto de escalamiento para las quejas y los incidentes relacionados con el contrato en la cadena de abastecimiento, según sea necesario.

UNIDAD DE NEGOCIOS

Desempeño Social

  • Garantizar que las lecciones de gestión social de contratistas se comuniquen de manera eficaz en todo el portafolio de la BU.

SITIO

Desempeño Social

  • Desarrollar criterios específicos del sitio para los contratos socialmente materiales.
  • Evaluar la materialidad social, según sea necesario.
  • Insumos para el proceso de gestión social de contratistas, según sea necesario y de acuerdo con el alcance de contrato y/o de los impactos y riesgos sociales y de derechos humanos potenciales asociados. Los insumos pueden incluir lo siguiente: evaluación de la materialidad social, evaluación de los impactos y riesgos sociales y de derechos humanos potenciales asociados con el contrato, definición de los requisitos de desempeño social específicos para el alcance de trabajo, preparación de la documentación de la licitación, especificación de los KPI sociales y de otros requisitos que se incluirán en los contratos, desarrollo y/o aprobación del CSMP, verificación del contratista antes de su movilización para la identificación de problemas de desempeño social, contribución a las relaciones con contratistas y auditorías, y ayuda en el cierre de los contratos.
  • Proporcionar asesoramiento y orientación al representante de la compañía designado para administrar la relación con el contratista, así como a los usuarios finales y al contratista y su personal, sobre los requisitos de desempeño social y las expectativas, según sea necesario.
  • Participar en las investigaciones de incidentes, según sea necesario.
  • Investigar las quejas relacionadas con los contratistas, según sea necesario.
  • Desarrollar las definiciones, criterios y/o metas para las compras y la contratación locales.

SITIO

Cadena de Abastecimiento

  • Evaluar la materialidad social, según sea necesario.
  • Priorizar las compras locales.
  • Monitorear las compras locales en la cadena de abastecimiento, según sea necesario.
  • Realizar auditorías relacionadas con la compra local en la cadena de abastecimiento.
  • Investigar las quejas y los incidentes relacionados con las compras locales en la cadena de abastecimiento, según sea necesario.
  • Negociar los requisitos contractuales con los contratistas.
  • Procedimientos de gestión de los contratistas del sitio desarrollados e implementados en alineamiento con la legislación aplicable y esta orientación.

SITIO

Legal

  • Desarrollar el lenguaje del contrato.

SITIO

Recursos Humanos

  • Evaluar los riesgos e impactos laborales en la cadena de abastecimiento, según sea necesario.
  • Desarrollar los requisitos y el lenguaje contractual para las cuestiones laborales de la cadena de abastecimiento.
  • Monitorear la contratación local en la cadena de abastecimiento, según sea necesario.
  • Realizar auditorías laborales en la cadena de abastecimiento.
  • Investigar las quejas y los incidentes relacionados con el trabajo en la cadena de abastecimiento, según sea necesario.

SITIO

Seguridad

  • Desarrollar los requisitos contractuales para los contratistas de seguridad.
  • Monitorear los requisitos contractuales relacionados con la seguridad.
  • Investigar los incidentes y quejas relacionados con la seguridad, según sea necesario.

SITIO

S&SD

  • Desarrollar los requisitos contractuales para las cuestiones en materia de SHE.
  • Monitorear los requisitos contractuales en materia de SHE.
  • Investigar los incidentes y quejas en materia de SHE, según sea necesario.

SITIO

Gerente general

  • Garantizar que todos los individuos involucrados en la gestión social de los contratistas hayan recibido capacitación adecuada, sean competentes y cuenten con los recursos necesarios para cumplir sus respectivas funciones.
  • Garantizar que la gestión social de los contratistas se audite periódicamente para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y de esta directriz.

SITIO

Usuario final/solicitante

  • Garantizar que las especificaciones técnicas para los requisitos del contratista se proporcionen a la cadena de abastecimiento.
  • Definir los requisitos de desempeño de los contratistas para la cadena de abastecimiento.
  • Apoyar posibles sesiones informativas antes de la licitación.
  • Apoyar el monitoreo de desempeño de determinados contratistas.

SITIO

Representante designado de la compañía

  • Garantizar que se implementen las obligaciones contractuales.
  • Gestión cotidiana de la relación con el contratista en el sitio y cumplimiento de los requisitos definidos y los KPI que puedan estar relacionados con el desempeño social.
  • Monitorear el desempeño del contratista y garantizar que se maneje y se resuelva cualquier caso de incumplimiento o falta de conformidad. Esto puede incluir las cuestiones de desempeño social.
  • Garantizar que los contratistas cuenten con todos los permisos y autorizaciones necesarios para la ejecución de su trabajo y sus actividades.
4. Prevención y gestión de impactos y riesgos | 4B Gestión social de contratistas
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