O desenvolvimento de um procedimento de resposta a emergências e recuperação eficaz, sustentável e bem coordenado para emergências induzidas pela operação que possam ter impactos fora do site deve incluir a contribuição das principais partes interessadas externas. Isso inclui aqueles potencialmente afetados por uma emergência induzida pela operação (consulte a tarefa 4), bem como as partes interessadas externas com responsabilidade pelo planejamento e implementação de resposta e recuperação.

Os objetivos de envolvimento e coordenação com as partes interessadas externas são:

• Garantir a identificação, mapeamento e compreensão adequados das partes interessadas externas que podem ser impactadas e/ou envolvidas na resposta a cenários de emergência, incluindo planejamento e implementação de recuperação.
• Compreender os mandatos regulatórios e as capacidades das partes interessadas externas para fornecer apoio durante os esforços de resposta e recuperação.
• Revisar e atualizar, conforme necessário, a avaliação de cenários de emergência, os impactos fora do site que provavelmente terão, o planejamento de resposta e recuperação necessário e os controles atualmente em vigor para evitar a ocorrência da emergência e/ou minimizar suas consequências.
• Garantir que as obrigações legais do site relacionadas à preparo para emergências, resposta e esforços de recuperação sejam compreendidas e cumpridas integralmente.
• Construir relacionamentos sustentáveis que permitem uma comunicação transparente, criam confiança e permitem a troca de conhecimento.
• Construir parcerias para identificar e estabelecer alocações claras de responsabilidades, responsabilidades e recursos.
• Estabelecimento de um MoU – consulte a caixa 4D.8 e a ferramenta 4D.2.

As partes interessadas externas que desempenham papéis importantes no codesenvolvimento e implementação do PGE do site e procedimentos associados para emergências induzidas pela operação que podem ter impactos fora do site estão sujeitas ao contexto e ao tipo de emergência e dos impactos. Normalmente, agências governamentais e organizações estaduais têm a responsabilidade estatutária e legal para responder aos impactos fora do site de possíveis cenários de emergência. Estes podem incluir o governo nacional, subnacional / regional e local, a autoridade ambiental, a autoridade local de planejamento, a inspeção de minas, a polícia, o corpo de bombeiros, o Ministério da Saúde, aqueles que precisam ser notificados por motivos legais ou de permissão etc. Organizações internacionais e ONGs também podem ser as principais partes interessadas, principalmente no planejamento e implementação da recuperação. Outras partes interessadas externas importantes podem incluir outras empresas de mineração na área; grandes instalações industriais na área; hospitais locais/regionais; autoridades e operadores de transporte; negócio local; agências de voluntariado; e instituições acadêmicas. As comunidades potencialmente afetadas e seus líderes também são os principais interessados ( consulte a tarefa 4).

É importante entender as responsabilidades e mandatos legais das várias agências governamentais e organizações estatais, pois isso pode diferir de país para país. É provável que essas agências tenham seus próprios PGEs e podem incluir planos de emergência do governo regional e site, planos de resposta da polícia e bombeiros, planos de emergência hospitalar, planos de resposta a desastres do exército etc. Esses planos devem ser identificados e deve ser determinado se abordam conjunta e adequadamente a emergência induzida pela operação e seus impactos fora do site. Isso resultará em um entendimento compartilhado dos esforços de resposta e recuperação para cada cenário de emergência.

A identificação coletiva de elementos ausentes ou fracos nas atividades de resposta e recuperação de emergência pode levar à identificação de tarefas que precisam ser realizadas para concluir ou melhorar a resposta a emergências e recuperação.

A estrutura legal deve ser considerada no planejamento da gestão de emergências. Isso inclui obrigações de permissão e requisitos legais ou regulamentares no caso de uma emergência induzida pela operação com impactos fora do site.

Caso haja pouco ou nenhum sucesso em envolver as partes interessadas externas com funções e responsabilidades para a gestão de emergências, resultando em lacunas significativas no planejamento da resposta a emergências e recuperação, isso deve ser escalado para o gerente geral, a equipe de gestão de crises da BU, a equipe de continuidade dos negócios da BU e para outras partes interessadas internas, conforme apropriado. Todos os esforços feitos para engajar devem ser documentados.

Caixa 4D.8 Memorando de entendimento com partes externas

Onde a gestão de emergências para emergências induzidas pela operação com impactos fora do site requer o envolvimento e apoio de entidades governamentais, do setor privado ou de outras organizações comunitárias, um memorando de entendimento (MoU) serve para formalizar e institucionalizar esse relacionamento, envolvimento e suporte. De acordo com o EMS, os contratos ou um MoU com partes externas com funções e responsabilidades a desempenhar na resposta a emergências e recuperação devem ser formalizados e documentados durante a fase de planejamento de gestão de emergências, para garantir a compreensão e o alinhamento e permitir uma ação oportuna e coordenada no caso de uma emergência. O MoU deve abranger um entendimento e aprovação do mandato e responsabilidades, incluindo, mas não limitado ao fornecimento de apoio (pessoal e equipamento), cadeia de comando, jurisdição e gatilhos para elevação de decisões. Onde tais contratos ou MoUs estão em vigor, os esforços de resposta a emergências e recuperação são mais eficazes e resilientes. Consulte a seção 4D, ferramenta 2 para um sumário do MoU.

A comunicação e o envolvimento regulares, abertos, informados e transparentes com as principais partes interessadas externas resultam em melhores esforços de resposta a emergências e recuperação. O processo de envolvimento também visa construir confiança entre as partes interessadas, o que é fundamental em tempos de crise. É uma boa prática estabelecer um grupo de coordenação de emergência com as principais partes interessadas externas para discutir regularmente a preparo para emergências, a resposta e o planejamento de recuperação e ajudar a gerenciar as expectativas das comunidades locais durante um evento de emergência.

Todas as atividades de envolvimento devem ser realizadas de acordo com as orientações e ferramentas fornecidas na seção 3A do Social Way: Envolvimento com as partes interessadas. Por exemplo, as partes interessadas externas identificadas com funções e responsabilidades para gestão de emergências devem ser incluídas no mapeamento e análise das partes interessadas (consulte a seção 3A: tarefa 3) e os compromissos devem ser incorporados ao plano de envolvimento com as partes interessadas do site (consulte a seção 3A: Tarefa 4).

Com base no envolvimento com as principais partes interessadas, o PGE (na descrição do perfil do site) e os procedimentos associados devem incluir uma descrição de todas as partes interessadas externas de resposta a emergências e recuperação, suas funções e recursos, incluindo, quando isso não for claro, onde essas podem se sobrepor, e/ou onde existem lacunas (internas ou externas). 

Caixa 4D.9 Estudo de caso – DHL como uma parte interessada externa

Durante os incêndios de Knysna, na África do Sul, em 2017, as autoridades locais recorreram a uma parte interessada incomum, o que proporcionou uma resposta a emergências e recuperação eficaz.

O apoio imediato e impressionante às comunidades afetadas por indivíduos e empresas resultou em quantidades excecionais de doações materiais (como roupas e cobertores) em todo o país. No entanto, entregar essas doações às comunidades afetadas era um desafio.

Através do mapeamento de partes interessadas realizado durante o planejamento da gestão de emergências e do envolvimento ativo das partes interessadas, o governo tinha uma relação forte e já estabelecida com a DHL, empresa líder global na indústria de transportes e logística, que tem à sua disposição um sistema global de resposta a desastres.

Seguindo o plano, a DHL forneceu apoio rapidamente quando os incêndios iniciaram e superaram a lacuna logística ao transportar as doações diretamente para a região do desastre – de forma rápida e gratuita.

O principal aprendizado é que as principais partes interessadas nem sempre são aquelas que são legalmente obrigadas a se envolver em processos de resposta e recuperação. Conhecer outros parceiros potenciais, talvez pouco comuns, pode ser particularmente importante quando as capacidades das autoridades locais são limitadas.