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El desarrollo de un procedimiento de respuesta y recuperación de emergencia efectivo, sostenible y bien coordinado para emergencias inducidas por el sitio que podrían tener impactos fuera del sitio debe incluir aportes de partes interesadas externas clave.  Esto incluye a aquellos potencialmente afectados por una emergencia inducida por el sitio (ver Tarea 4), así como a las partes interesadas externas con la responsabilidad de la planificación e implementación de la respuesta y la recuperación.

El objetivo de la participación y la coordinación con las partes interesadas externas incluye:

  • Garantizar la identificación, el mapeo y la comprensión adecuados de las partes interesadas externas que pueden verse afectadas y /o están involucradas en la respuesta a escenarios de emergencia, incluida la planificación e implementación de la recuperación.
  • Comprender las obligaciones regulatorias y las capacidades de las partes interesadas externas para brindar apoyo durante los esfuerzos de respuesta y recuperación.
  • Revisar y actualizar, según sea necesario, la evaluación de los escenarios de emergencia, los impactos fuera del sitio que probablemente ocurran, la planificación de respuesta y recuperación requerida, y los controles actualmente en vigor para evitar que ocurra la emergencia y/o para minimizar sus consecuencias.  
  • Asegurar que las obligaciones legales del sitio relacionadas con la preparación, respuesta y recuperación de emergencias se entiendan y cumplan en su totalidad.
  • Construir relaciones sostenibles que permitan una comunicación transparente, generen confianza y permitan el intercambio de conocimientos.
  • Construir asociaciones para identificar y establecer asignaciones claras de responsabilidades, responsabilidades y recursos.
  • Establecimiento de un memorando de entendimiento: véanse el recuadro 4D.8 y la herramienta 4D.2.

Las partes interesadas externas que desempeñan un papel importante en el desarrollo conjunto y la implementación del EMP del sitio y los procedimientos asociados para emergencias inducidas por el sitio que podrían tener impactos fuera del sitio están sujetos al contexto y al tipo de emergencia e impactos. Por lo general, las agencias gubernamentales y las organizaciones estatales tienen la responsabilidad legal y la responsabilidad legal de responder a los impactos fuera del sitio de posibles escenarios de emergencia. Estos pueden incluir el gobierno nacional, subnacional/regional y local, la autoridad ambiental, la autoridad de planificación local, la inspección de minas, la policía, el departamento de bomberos, el Ministerio de Salud, aquellos que necesitan ser notificados por razones legales o de permisos, etc. Las organizaciones internacionales y las ONG también pueden ser partes interesadas clave, en particular para la planificación e implementación de la recuperación. Otras partes interesadas externas clave pueden incluir otras compañías mineras en el área; grandes instalaciones industriales en la zona; hospitales locales/regionales; autoridades y operadores de transporte; empresas locales; agencias de voluntarios; e instituciones académicas. Las comunidades potencialmente afectadas y sus líderes también son partes interesadas clave (ver Tarea 4).

Es importante comprender las responsabilidades legales y los mandatos de las diversas agencias gubernamentales y organizaciones estatales, ya que esto puede diferir según el país. Es probable que estas agencias tengan sus propios EMP, y pueden incluir planes de emergencia del gobierno regional y local, planes de respuesta de la policía y las brigadas de bomberos, planes de emergencia hospitalaria, planes de respuesta a desastres del ejército, etc. Estos planes deben ser identificados, y debe determinarse si estos planes abordan conjunta y adecuadamente la emergencia inducida por el sitio y sus impactos fuera del sitio. Esto resultará en una comprensión compartida de los esfuerzos de respuesta y recuperación para cada escenario de emergencia.

La identificación colectiva de los elementos faltantes o débiles en las actividades de respuesta de emergencia y recuperación puede conducir a la identificación de tareas que deben emprenderse para completar o mejorar la respuesta de emergencia y la recuperación.

El marco jurídico debe tenerse en cuenta en la planificación de la gestión de emergencias. Esto incluye obligaciones de permisos y requisitos legales o reglamentarios en caso de una emergencia inducida por el sitio con impactos fuera del sitio.

En caso de que haya un éxito limitado o nulo en la participación de las partes interesadas externas con funciones y responsabilidades para la gestión de emergencias, lo que resultaría en brechas significativas en la planificación de la respuesta y recuperación de emergencia, esto debe escalarse al Gerente General, el Equipo de Gestión de Crisis de BU, el Equipo de Continuidad del Negocio de BU y otras partes interesadas internas, según corresponda. Todos los esfuerzos realizados para participar deben ser documentados


Cuadro 4D.8 Memorándum de Entendimiento con Partes Externas

Cuando la gestión de emergencias para emergencias inducidas por el sitio con impactos fuera del sitio requiere la participación y el apoyo de entidades gubernamentales, el sector privado u otras organizaciones comunitarias, un Memorando de Entendimiento (MoU – por sus siglas en inglés) sirve para formalizar e institucionalizar estas relaciones, participación y apoyo. Según el EMS, los contratos o un MoU con partes externas con funciones y responsabilidades que desempeñar en la respuesta de emergencia y la recuperación deben formalizarse y documentarse durante la fase de planificación de la gestión de emergencias para garantizar la comprensión y la alineación, y permitir una acción oportuna y coordinada en caso de de una emergencia. El MoU debe abarcar la comprensión y la aprobación del mandato y las responsabilidades, incluidos, entre otros, la prestación de apoyo (personal y equipo), la cadena de mando, la jurisdicción y los factores desencadenantes de la elevación de las decisiones. Cuando tales contratos o memorandos de entendimiento están en vigor, los esfuerzos de respuesta de emergencia y recuperación son más efectivos y resilientes. Consulte la Herramienta 4D.2, para obtener una tabla de contenido del MoU.

La comunicación y el compromiso regulares, abiertos, informados y transparentes con las partes interesadas externas clave dan como resultado una mejor respuesta de emergencia y esfuerzos de recuperación. El proceso de participación también tiene como objetivo generar confianza entre las partes interesadas, lo cual es clave en tiempos de crisis. Es una buena práctica establecer un grupo de coordinación de emergencias con partes interesadas externas clave para discutir regularmente la preparación, respuesta y planificación de recuperación ante emergencias y ayudar a gestionar las expectativas de las comunidades locales durante un evento de emergencia.

Todas las actividades de relacionamiento deben llevarse a cabo de acuerdo con la orientación y las herramientas proporcionadas en la Sección 3A de Social Way: Participación de Partes Interesadas. Por ejemplo, las partes interesadas externas identificadas con funciones y responsabilidades para la gestión de emergencias deben incluirse en el mapeo y análisis de las partes interesadas (consulte la Sección 3A: Tarea 3), y los compromisos deben incorporarse en el SEP del sitio (consulte la Sección 3A: Tarea 4).

Sobre la base del compromiso con las partes interesadas clave, el EMP (en la descripción del Perfil del Sitio) y los procedimientos asociados deben incluir una descripción de todas las partes interesadas externas en respuesta a emergencias y recuperación, sus funciones y recursos, incluso cuando esto no esté claro, dónde estos podrían superponerse y / o donde hay brechas (internas o externas).


Cuadro 4D.9 Estudio de caso – DHL como Parte Interesada Externa

Durante los incendios de Knysna en Sudáfrica en 2017, las autoridades locales se acercaron a una parte interesada inusual, lo que llevó a una respuesta de emergencia y recuperación efectivas.

El apoyo instantáneo y abrumador a las comunidades afectadas por parte de individuos y empresas resultó en cantidades excepcionales de donaciones de material (como ropa y mantas) en todo el país. Sin embargo, entregar estas donaciones a las comunidades afectadas fue un desafío.

A través del mapeo de las partes interesadas realizado durante la planificación de la gestión de emergencias y la participación activa de las partes interesadas, el gobierno tenía una relación sólida y ya establecida con DHL, un líder mundial en la industria del transporte y la logística, que tiene un sistema global de respuesta a desastres a su disposición.

Según el plan, DHL brindó apoyo rápidamente cuando estallaron los incendios y cerró la brecha logística al transportar las donaciones directamente a la zona del desastre, de forma rápida y gratuita.

La conclusión clave es que las partes interesadas clave no siempre son las que están legalmente obligadas a participar en los procesos de respuesta y recuperación. La conciencia de otros socios potenciales, tal vez inusuales, puede ser particularmente importante cuando las capacidades de las autoridades locales son limitadas.

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