El alcance de la relación con las partes interesadas se define fundamentalmente por el impacto, no por la proximidad. Los sitios tienen la responsabilidad de identificar a las partes interesadas afectadas por sus actividades e interactuar con éstas. La relación con las partes interesadas debe tener el propósito de incluir a todas las partes que, en diversos grados, puedan verse afectadas o estar interesadas.

Cuadro 3A.5 Zona de influencia

El alcance de la relación con las partes interesadas se determina con base en la zona de influencia, que se define como la zona afectada por lo siguiente:

• Las actividades e instalaciones de propiedad del sitio, o directamente operadas o manejadas por éste (lo que incluye a los contratistas o terceros que actúan en nombre del sitio).
• Los impactos de desarrollos planificados o no planificados provocados por el sitio que podrían ocurrir en el futuro, o en una ubicación diferente. Tales impactos podrían abarcar los desarrollos liderados por el sitio (lo que incluye a los contratistas) para respaldar las operaciones continuas (por ejemplo, proyectos de permanencia en el negocio (SIB), desarrollos de la vida útil del activo, etc.), así como los desarrollos previsibles que no sean manejados por el sitio (por ejemplo, expansión de una ciudad cercana a raíz de la migración inducida por la operación). También se incluyen los impactos acumulativos.
• Los impactos indirectos sobre la biodiversidad o sobre los servicios ecosistémicos de los cuales dependan los medios de subsistencia de las comunidades locales (por ejemplo, pérdida de pesca a raíz de la contaminación del agua).
• Las principales zonas de las cuales proviene la mano de obra y en las que se gastan los ingresos (es decir, ciudades y comunidades que probablemente experimentarán beneficios gracias al proyecto).
• Zonas adyacentes que podrían beneficiarse del proyecto, como sitios con una alta diversidad, zonas protegidas, etc.
• Instalaciones asociadas, que consisten en instalaciones financiadas de forma separada por la compañía o por un tercero (por ejemplo, el gobierno), cuya viabilidad y existencia dependa, sin embargo, (casi) exclusivamente de las operaciones, y sin las cuales las operaciones no serían viables.

La zona de influencia se define (o se revisa) cada cinco años durante la Revisión y planificación (véase la sección 2).

El análisis de las partes interesadas es un proceso de recopilación y examen de la información sobre las partes interesadas, para determinar con quiénes es necesario interactuar, para tratar cuáles temas, con cuál nivel de intensidad y con qué frecuencia. Esto ayuda a determinar lo que se debe priorizar en las relaciones y cuáles partes interesadas necesitan un enfoque de relación específico (por ejemplo, grupos vulnerables o con altos niveles de influencia).

Uno de los objetivos del análisis de partes interesadas es comprender las motivaciones subyacentes de las personas, y analizar las causas raíz de las preocupaciones y aspiraciones de las partes interesadas (aunque la causa no modifica el nivel de importancia del problema). Los individuos tienen diversos motivos para interactuar con un sitio, los cuales van desde querer lo mejor para sus comunidades hasta la intención de obtener un beneficio personal o para un grupo. Comprender estas razones permite dar respaldo al diseño de enfoques de relación pertinentes y eficaces.

El análisis de las partes interesadas también tiene el propósito de permitir la comprensión de lo siguiente:

• Cómo la parte interesada podría verse afectada por las actividades del sitio.
• El nivel de interés o de expectativas de la parte interesada con respecto al sitio, y a qué se refieren el interés o las expectativas.
• La historia de la parte interesada con relación al sitio, lo que incluye las actividades de interacción anteriores, la participación en proyectos de SED y el historial de quejas o incidentes.
• El nivel de influencia de la parte interesada en el sitio, ya sea a través de su influencia sobre otras partes interesadas o directamente (por ejemplo, a través de la toma de decisiones con relación a la autorización).
• Cuáles otros individuos o grupos la parte interesada puede representar de manera legítima.
• Cualquier área de conocimiento, experiencia o capacidad de la parte interesada que pueda ser pertinente para el sitio con relación a la gestión de los potenciales impactos y riesgos sociales y de derechos humanos, o a la entrega de oportunidades. Esto incluye la capacidad de mediación y de resolución de conflictos.
• Cualquier potencial limitación a la participación de la parte interesada en las actividades de interacción (véase a continuación la sección sobre la evaluación de la vulnerabilidad).
• Las preferencias y la sensibilidad de las partes interesadas respecto a diferentes tipos de técnicas de interacción y comunicación. Esto puede basarse en preferencias culturales, niveles educativos, factores demográficos o la ubicación física.
• La participación o asociación directa o indirecta de las partes interesadas con cualquier conflicto, y la naturaleza de esta participación (véase la sección 4J. Gestión de conflictos para obtener orientación sobre el análisis de conflictos).
• Las actitudes y opiniones de las partes interesadas con relación a diferentes problemas y hacia otras partes interesadas.

Un mapa de comparación entre impactos e influencia/interés brinda una comprensión inicial de las prioridades para la relación. La tabla 3A.2 proporciona orientación sobre cómo calificar el nivel de impacto y de influencia/interés de una parte interesada. Se debe dar una mayor ponderación a las partes interesadas vulnerables, que probablemente se verán afectadas por los impactos de manera desproporcionada (véase la evaluación de vulnerabilidad más adelante).

Aunque este tipo de mapa proporciona orientación útil sobre las prioridades de las relaciones, los equipos de desempeño social deben revisar continuamente si todas las partes interesadas están siendo escuchadas, y asegurarse de que no se dé una atención desproporcionada a las que hablan “de manera más vehemente”.

Tabla 3A.2 Mapeo de las partes interesadas: calificaciones de impacto e influencia/interés

Calificación de impacto	Definición
Alto	El sitio tiene un impacto potencialmente significativo (positivo o negativo) sobre la parte interesada o sobre el grupo de partes interesadas, y/o la parte interesada es altamente sensible a ciertos impactos.
Moderado	El sitio tiene un impacto potencialmente moderado sobre la parte interesada. La parte interesada es moderadamente sensible a ciertos impactos.
Bajo	El sitio tiene un impacto potencialmente pequeño sobre la parte interesada. La parte interesada no se considera sensible a los impactos del sitio.

Influencia/calificación de interés	Definición
Alta	La parte interesada o el grupo de partes interesadas son considerados muy influyentes y/o están muy interesados en el sitio, y pueden tener la capacidad de interrumpir o retrasar las operaciones del sitio, o influir en la reputación del sitio a nivel local y/o internacional.
Media	Se considera que la parte interesada tiene una influencia y/o un interés moderados en el sitio, con alguna capacidad de influir en las operaciones o la reputación del sitio.
Baja	La parte interesada está aislada y/o tiene un interés limitado en el sitio y una capacidad limitada de influir sobre éste.

La figura 3A.3 proporciona un ejemplo de matriz de mapeo. Los sitios pueden emplear esta técnica para mapear a todas las partes interesadas o realizar un análisis más detallado, con el fin de elaborar mapas separados para subgrupos de partes interesadas o problemas/actividades específicos. El mapa permite comprender mejor el nivel de esfuerzo (tiempo, recursos) que se debe asignar a las partes interesadas en cada cuadrante.

Los mapas de partes interesadas son fluidos: las relaciones y actitudes de las personas varían a lo largo del tiempo, y las partes interesadas pueden aparecer y desaparecer. Los equipos de desempeño social deben revisar los mapas de partes interesadas periódicamente.

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Figura 3A.3 Ejemplo de matriz de mapeo de partes interesadas

Cuadro 3A.6 Vulnerabilidad relacionada con el sitio: definición del Social Way

Las comunidades, los grupos o los individuos que podrían:

• verse excluidos o experimentar una limitación de su participación significativa en los procesos de relación y toma de decisiones de los sitios;
• verse afectados de manera diferente y/o más grave por los impactos de un sitio; y
• tener menos capacidad de aprovechar los beneficios del sitio.

Evaluación de la vulnerabilidad respecto a la relación

Anglo American tiene el compromiso de identificar e interactuar con los individuos y grupos vulnerables. Durante la revisión y planificación cada cinco años (véase la sección 2), los sitios deben identificar la vulnerabilidad sistémica en comunidades, grupos e individuos, e incluir la evaluación en el SMP. Esto da respaldo a una identificación más precisa de la vulnerabilidad relacionada con el sitio (véase el cuadro 3A.6).

La vulnerabilidad con relación a impactos específicos se evalúa a través del SHIRA (véase la sección 3C), y la vulnerabilidad en el acceso a los beneficios se considera en la planificación de SED del sitio (véase la sección 4A).

Desde la perspectiva de la relación con las partes interesadas, la prioridad consiste en identificar el grado en el que individuos o grupos podrían correr el riesgo de verse excluidos de los procesos de relación del sitio. Esto podría deberse a lo siguiente:

• estos individuos o grupos han sido marginados de la sociedad en general y no se incluyen normalmente en las actividades y discusiones de la comunidad (por ejemplo, inmigrantes recientes, minorías étnicas, grupos nómadas, ciertos grupos relacionados con medios de subsistencia);
• la dinámica de poder puede significar que no son bienvenidos o que no dan su opinión en las reuniones en grupo, o que son cautelosos al expresar su opinión, ya que temen sufrir repercusiones o represalias, o tienen un arraigado sentido de desigualdad o inferioridad;
• enfrentan obstáculos para asistir a las reuniones (costos, distancia, discapacidad, enfermedad, tareas domésticas o trabajo);
• enfrentan obstáculos para tener acceso a la información (por ejemplo, analfabetismo, aislamiento, falta de acceso a Internet, falta de teléfonos celulares, etc.);
• enfrentan barreras lingüísticas (por ejemplo, minorías, inmigrantes, refugiados);
• su condición de residentes o sus medios de subsistencia se consideran ilegales o informales.

Los sitios pueden utilizar la Tabla 3A.3 para relacionar el análisis de vulnerabilidad sistémica resumido en el SMP con la planificación de la relación.

Tabla 3A.3 Evaluación de la situación de vulnerabilidad y de las prioridades de relación

Partes interesadas	Vulnerabilidad sistémica (véase la sección 2 para consultar las definiciones de los capitales)	Problemas de relación prioritarios	Individuos o subgrupos que tienen más probabilidades de verse excluidos de la participación
Comunidad A	Capital Económico	Con base en las calificaciones (determinadas como parte de la evaluación de vulnerabilidad sistémica realizada como parte de la sección 2), se describen los problemas que deberían priorizarse en los procesos de relación Por ejemplo, si el Capital Natural tiene una calificación Alta, esto indica que los temas de la tierra, del aire limpio, del agua o de la biodiversidad pueden ser especialmente delicados para esta comunidad	Con base en el análisis de la sección 2, y teniendo en cuenta específicamente el Capital Político y el Capital Social, se enumeran las partes interesadas de la comunidad más expuestas al riesgo de exclusión El bajo acceso al Capital Político y Social en la comunidad es el mejor indicio de la vulnerabilidad con relación a la participación y la representación
	Capital Político
	Capital Social
	Capital Físico
	Capital Natural

Registro de partes interesadas

Los sitios deben capturar los resultados de la identificación, mapeo y análisis de las partes interesadas en un registro que se actualice con frecuencia (al menos trimestralmente, o con mayor frecuencia, si ocurren cambios o desarrollos significativos). El registro debe formar parte de una base de datos de partes interesadas, la que también incluirá un registro de consultas y se mantendrá en el Sistema de Gestión de la Información integrado del sitio (véase la sección 3A.2. Orientación, Tarea 7).

Cuadro 3A.7 Protección de datos

Todos los datos personales deben manejarse de acuerdo con la Política de Protección de Datos del Grupo Anglo American. Los datos deben procesarse:

• Adecuadamente: procese datos únicamente cuando tenga un motivo legal para hacerlo; tenga especial cuidado con los datos confidenciales; reconozca y respete los derechos de las personas (los “interesados” de los datos) de cuya información disponemos.
• Con transparencia: debemos comunicar a las personas que estamos recopilando sus datos y lo que vamos a hacer con éstos; sólo podemos utilizar los datos personales para el propósito al que se destinen. Si deseamos utilizarlos para otro propósito, necesitamos ponernos en contacto con el interesado de los datos y comunicárselo.
• Con seguridad: debemos proteger los datos personales contra cualquier daño, ya sea que se trate de su pérdida accidental o malintencionada, su destrucción, su daño o su divulgación no autorizada. Si ocurre una violación de datos, debemos actuar rápidamente y comunicárselo inmediatamente a [email protected]. No debemos compartir con nadie los datos personales, a menos que esto se considere necesario. De ser así, debemos asegurarnos de que la persona u organización con la que estamos compartiendo los datos ofrezca la misma protección que nosotros. Si se trata de un tercero, es posible que se necesite un acuerdo para compartir datos.
• Con responsabilidad: sólo debemos recopilar y utilizar los datos que necesitamos. Si los datos no nos ayudarán a alcanzar nuestro objetivo previsto, no están dentro del alcance permitido. Debemos asegurarnos de que los datos personales que procesamos sean exactos y de mantenerlos actualizados. No podemos retener datos personales para siempre. Sólo podemos almacenarlos y procesarlos por el tiempo que sea necesario, y luego eliminarlos.

El registro de partes interesadas debe abarcar las categorías establecidas en Tabla3A.4:

Tabla 3A.4 Registro de las partes interesadas

Detalles de las partes interesadas
Parte interesada local/nacional/internacional
Categoría de la parte interesada (por ejemplo, autoridad local, líder tradicional, proveedor de servicios, comunidad local)
Nombre del representante o grupo de la parte interesada
Ubicación de la parte interesada y detalles de contacto
Partes interesadas representadas (quién/número)
Ámbito/grado de influencia
Nivel/grado de los impactos del proyecto/sitio en la parte interesada
Posición de la parte interesada en el mapeo (enlace a la matriz de mapeo de partes interesadas)
Estado de vulnerabilidad
Otros tipos de información demográfica clave (según sea necesario, con el fin de mejorar las relaciones): género, idiomas hablados, edad, etnia, profesión/medios de subsistencia, nivel de alfabetización, etc.

Resumen de la relación
Resumen de la relación (actual y anterior)
Historial de los problemas planteados, los incidentes y las quejas, y de cómo se manejaron (enlace al registro de incidentes y quejas para la obtención de toda la información detallada)
Resumen y estado de los compromisos pertinentes para esta parte interesada (enlace al registro de compromisos para la obtención de toda la información detallada)
Enlaces a los beneficios o las alianzas con respecto a las actividades de SED (proveedor local del sitio, beneficiario de proyecto de CSI, socio de programa, etc.)
Problemas prioritarios para la relación
Frecuencia con la que se interactúa
Métodos de la relación
Punto de contacto clave de Anglo American