Tarea 7 – Documentación
Ya sea que se trate de documentación en papel o en formato electrónico, las herramientas indicadas a continuación serán necesarias para documentar adecuadamente la relación con las partes interesadas. Se recomienda que la agenda de acciones/cronograma de relaciones, el registro de partes interesadas, el registro de consultas, y el marco de monitoreo y evaluación se manejen en una sola base de datos, preferentemente un sistema de gestión de la información en línea. Recuerde que los sitios deben aplicar las directrices de protección de datos al diseño y a la operación de este sistema de gestión (véase el cuadro 3A.7 Protección de datos, para obtener más detalles).
- Registro de partes interesadas (véase la sección 3A.2. Orientación, Tarea 3): inventario continuo y actualizado periódicamente de todas las partes interesadas y su información de contacto.
- Agenda de acciones/cronograma de relaciones (véase la sección 3A.2. Orientación, Tarea 4): plan prospectivo de las actividades y las actividades de interacción futuras, que incluye actividades, tareas, recursos, presupuestos y plazos.
- Registro de consultas: para registrar todo intercambio de materiales con las partes interesadas (ya sea de forma planificada o no planificada, y formal o informal), incluyendo como mínimo lo siguiente:
- Fechas y ubicaciones de las interacciones o de otras correspondencias
- Propósito de cada actividad de relación
- Personal que asistió (externo e interno; para las partes interesadas externas, los detalles deben incluir un enlace al registro de partes interesadas)
- Información compartida
- Problemas/cuestiones planteados, gestión de las respuestas y satisfacción de las partes interesadas con éstas
- Compromisos asumidos (enlace al registro de compromisos)
- Acciones de seguimiento necesarias y cronograma/responsabilidades (esto puede incluir acciones para abordar internamente los problemas planteados durante la interacción o acciones para actividades de interacción externas adicionales)
- Enlace al registro de incidentes y quejas, si se identificó algún incidente o queja al interactuar
- Comentarios adicionales/próximos pasos
- Las instalaciones deben proporcionar un enlace a versiones digitalizadas o copias guardadas de cartas, correos electrónicos, avisos a la comunidad, notas para constancia, registros de asistencia, fotos y videos, etc. Estos materiales deben etiquetarse con un código que coincida con la entrada correspondiente en el registro de consultas.
- Marco de monitoreo y evaluación (véase la sección 3A.2. Orientación, Tarea 8)
- Actas de reuniones/notas para constancia y listas de asistencia: las reuniones formales o importantes deben registrarse y las minutas deben ser aprobadas para crear un registro acordado de las discusiones, los acuerdos y las acciones. Estos materiales deben ir acompañados de listas de asistencia y, cuando corresponda, fotos. Se deben etiquetar los minutos para que coincidan con la entrada correspondiente en el registro de consultas. Se debe elaborar una breve nota de registro para las interacciones informales, en caso de que se hayan planteado problemas importantes, se hayan asumido compromisos o se necesiten acciones de seguimiento.
- • Enlaces a otras herramientas de gestión social
Las actividades de interacción con las partes interesadas pueden entrecruzarse con otras funciones sociales y herramientas de documentación. Por ejemplo: