Tarea 11 – Reportar
En lo que respecta a la relación con las partes interesadas, los informes son complejos. Además de monitorear los procesos respecto a los objetivos de la relación con las partes interesadas, el principal objetivo de los informes es comunicar la retroalimentación de las partes interesadas, para que se tenga en cuenta en los procesos internos de toma de decisiones y planificación (por ejemplo, en cuanto al diseño del proyecto, a las medidas de mitigación de impactos y a los beneficios). Para que esto sea eficaz, es importante que el equipo de desempeño social comprenda el tipo de información que necesitan las otras funciones y presente esta información de manera que tenga sentido para dichas funciones. Las estructuras de presentación de informes incluyen lo siguiente:
- Equipo de desempeño social: dentro del equipo social del sitio, resulta útil que el equipo de relación con las partes interesadas elabore informes periódicos (semanales o quincenales) para presentarlos al jefe del departamento (HoD); lo ideal es que esto ocurra en las reuniones del equipo, en las que cada miembro del personal presenta información actualizada y realiza una análisis, tanto por escrito como verbalmente. El informe escrito puede ser una actualización del marco de o presentar puntos destacados en forma de panel generado automáticamente desde la base de datos de partes interesadas.
- Jefes de departamentos (HoD): en cada reunión del , el gerente de desempeño social debe presentar un breve resumen de los problemas que han surgido en las discusiones y consultas con las partes interesadas, incluyendo lo siguiente:
- actividades de interacción proactivas y reactivas;
- retroalimentación de las partes interesadas que pueda exigir o fundamentar la toma de decisiones (por ejemplo, cambio en el diseño del proyecto, o problemas o preocupaciones de las partes interesadas que los departamentos deban tener en cuenta antes de realizar una actividad);
- desviaciones del plan y acciones correctivas tomadas;
- cualquier tipo de respaldo o aporte que se necesite de gerentes u otras funciones;
- resumen de tipo “panel de información” (por ejemplo, codificado por colores), para que el lector pueda ver un resumen de la situación actual rápidamente;
- comparaciones con datos de informes anteriores, o uso de elementos visuales para demostrar cualquier tendencia o fluctuación (por ejemplo, gráfico);
- problemas de las partes interesadas que puedan presentar obstáculos o provocar retrasos; y
- resumen de las quejas enviadas.
- País y Grupo: deben desarrollarse informes a nivel nacional y de Grupo como parte del reporte de SMP (véase la Sección 2) y deben resumir los avances para lograr los objetivos de largo plazo y los resultados definidos en el SEP, cualquier problema prioritario y/o emergente identificado a través de actividades de relación que requiera un seguimiento o una gestión activos, y la información actualizada sobre el estado general de la relación con las partes interesadas y sus percepciones sobre el sitio (separada conforme corresponda, según el grupo o la ubicación de cada parte interesada), resaltando cualquier cambio identificado y sus motivos.
- Reporte externo: los mecanismos de rendición de cuentas pueden emplearse para informar continuamente a las partes interesadas externas sobre los parámetros de referencia y los avances logrados. Asegúrese de que todo el contenido de cada informe esté orientado hacia las partes interesadas (¿qué les importa a las partes interesadas?, ¿qué aspectos las afectan?, ¿qué necesitan saber?). Cada cinco años se presenta un informe completo a las partes interesadas externas, a través del Informe de Responsabilidad de las Partes Interesadas (véase la sección 2).