Enfoque
Objetivos de la relación con las partes interesadas y determinación de los problemas prioritarios para la relación
Como se indicó en la Sección 2. Revisión y planificación, Tarea 6, los sitios deben identificar y revisar los objetivos de desempeño social de largo plazo (es decir, los objetivos que suelen tener un plazo superior a 10 años) cada cinco años. El propósito de los objetivos de desempeño social de largo plazo es definir el enfoque para proteger y mantener la licencia social para operar y lograr los objetivos empresariales a lo largo de la LoAP. Uno de esos objetivos de largo plazo debe diseñarse para cumplir con el propósito y los principios de la relación con las partes interesadas, incluyendo la responsabilidad local. En el SMP debe incluirse una descripción del objetivo de la relación con las partes interesadas. Además, como parte del proceso de M&E para el SMP y con el fin de lograr este objetivo, también se identificarán los resultados.
Dentro del enfoque de la relación con las partes interesadas, en el SEP deben detallarse metas anuales de la relación con las partes interesadas que sean específicas para el sitio, pero reflejen las siete funciones básicas de la relación en el desempeño social (que se indican en la figura 3A.1). Estos objetivos anuales centrados en la relación con las partes interesadas deben alinearse con los objetivos generales de desempeño social del sitio que se detallan en el Plan de Gestión Social del sitio. Cada categoría podría tener más de una meta anual. Una meta anual relacionada con el Mecanismo de responsabilidad local también debería incluirse en “Facilitación de la toma de decisiones”. Las metas anuales establecidas por los sitios siempre deben estar vinculadas a y/o contribuir con el logro de un resultado u objetivo de largo plazo identificado previamente.
Es importante notar que, debido a la naturaleza transversal de la relación con las partes interesadas, algunas metas anuales podrían contribuir con los resultados o con un objetivo de largo plazo del SMP. Por ejemplo, la meta anual de “Maximizar las oportunidades” podría contribuir con los resultados identificados para SED. Las definiciones de los objetivos y resultados se pueden encontrar en la Sección 1 - Gobernanza.
La Tabla 3A.6 proporciona consideraciones para el establecimiento de las metas anuales de relación.
Tabla 3A.6 Consideraciones para el establecimiento de las metas de la relación con las partes interesadas
| Funciones de la relación |
Consideraciones para el establecimiento de las metas |
| Comunicar información |
¿Qué información debe comunicar el sitio durante el próximo año (políticas, procesos)? ¿Hay cambios o actividades que deban comunicarse con anticipación? ¿Se está introduciendo alguna nueva tecnología de la cual deban ser conscientes las partes interesadas?
Consulte la sección 2. Revisión y planificación |
| Comprender las percepciones/manejar las expectativas |
¿Cuáles procesos se requieren para comprender las necesidades, preocupaciones, intereses y propósitos de las partes interesadas respecto al sitio? ¿Qué esperan las partes interesadas del sitio? ¿Hay grandes expectativas de ciertas partes interesadas que deban ser abordadas? ¿Qué niveles de confianza existen entre el sitio y las comunidades locales y cuáles son los factores que influyen en los niveles de confianza?
Consulte la sección 2. Revisión y planificación y la sección 3B. Gestión de incidentes y quejas |
| Identificar y mitigar impactos y riesgos |
¿Cuáles son los impactos reales y potenciales que deben discutirse y evaluarse con las partes interesadas? ¿Cómo los riesgos y problemas emergentes se identificarán proactivamente a través de consultas? ¿Cómo las partes interesadas se involucrarán en las medidas y oportunidades de mitigación de impactos? ¿Cómo participará el sitio en los mecanismos de rendición de cuentas? Esta sección debe basarse en el análisis y los problemas identificados en los requisitos 4A-4K, por ejemplo, el análisis de conflictos, los impactos sobre el patrimonio cultural, las conversaciones sobre el acceso a la tierra, las prioridades de desarrollo socioeconómico, etc. deberían servir de fundamento para el contenido del SEP.
Consulte las secciones 3C. y 4. Prevención y gestión de impactos y riesgos. |
| Maximizar las oportunidades |
¿Cuáles son las principales actividades de SED planificadas para el próximo año? ¿Hay proyectos que se deban identificar o finalizar a través de consultas? ¿Se necesitan actividades participativas de monitoreo o evaluación?
Consulte la sección 4A. Desarrollo socioeconómico |
| Facilitar la toma de decisiones |
Con base en lo indicado anteriormente, cuáles son las decisiones clave necesarias para las cuales se requiere la opinión de las partes interesadas (impactos, oportunidades, cambios en proyectos, etc.). ¿Qué procesos deben desarrollarse para garantizar que esto ocurra de manera colaborativa? ¿Cómo la opinión de las partes interesadas se registrará y se tomará en cuenta en los procesos internos de toma de decisiones?
Tenga en cuenta que la aceptación de las partes interesadas es importante, pero es improbable que haya unanimidad; esto no debería impedirle avanzar.
¿Qué avances se lograrán respecto al establecimiento del mecanismo de rendición de cuentas o al respaldo para los mecanismos existentes con el fin de mejorar su funcionamiento? ¿Se necesitan más esfuerzos para hacer que sea inclusivo y participativo? ¿Cuáles problemas o decisiones deberían discutirse o acordarse?
Consulte la sección 2. Revisión y planificación, 3C. y 4. Prevención y gestión de impactos y riesgos. |
| Gestión de incidentes y quejas |
¿Todas las partes interesadas internas y externas están conscientes del proceso de quejas? ¿Las opiniones de las partes interesadas sobre el proceso de quejas se registran y se emplean para fundamentar la mejora continua? ¿Ha habido quejas recurrentes, que indiquen la necesidad de una mejor comunicación? ¿Se necesitan actividades de relación de seguimiento con relación a incidentes o quejas específicos?
Consulte la sección 3B. Gestión de incidentes y quejas |
| Gestión de los compromisos |
¿Todo el personal y todos los contratistas están conscientes de cómo se hacen y se manejan los compromisos con las partes interesadas? ¿El proceso para el registro y el seguimiento de los compromisos está funcionando con eficacia? ¿Cómo se mantiene a las partes interesadas informadas sobre el estado de los compromisos, y cómo se llega a un acuerdo sobre si se han cumplido satisfactoriamente?
Consulte la sección 2. Revisión y planificación |
Con base en las metas anuales, se desarrolla una tabla que resume el qué, el quién y el cuándo de las principales actividades de relación. Como parte de los procesos de M&E para el SEP, deben describirse explícitamente los resultados o el objetivo de largo plazo con los que contribuyen las metas anuales y las actividades. La tabla 3A.7 proporciona un marco ilustrativo con un ejemplo práctico:
Tabla 3A.7 Planificación de las actividades de interacción: qué, quiénes y cuándo
| Función de la interacción |
Meta anual2 |
Actividades necesarias |
Respaldo necesario |
Resultado |
Partes interesadas |
Cronograma |
| Comunicación/expectativas |
Introducir la (las) meta(s) anual(es) para esta categoría |
Resumir las actividades principales |
Establecer el respaldo necesario de los otros departamentos |
Definir el (los) resultado(s) de la teoría del cambio del sitio que las actividades pretenden alcanzar. |
Enumerar a las partes interesadas que participarán/serán consultadas |
Establecer el cronograma de las actividades |
| Ejemplo |
Garantizar que las partes interesadas comprendan y estén conscientes de la estrategia de reclutamiento para la fase de construcción del proyecto de expansión |
Desarrollar mensajes y materiales de comunicación explicativos con relación a la estrategia de reclutamiento, con base en una comprensión de las preocupaciones, expectativas y percepciones de las partes interesadas sobre el asunto.
Comunicar la estrategia de reclutamiento de manera oportuna a través de las actividades de interacción cara a cara, los materiales en línea y la distribución de materiales escritos |
Recursos humanos: respaldo a los mensajes y la comunicación |
La estrategia de reclutamiento implementada maximiza el número de contrataciones procedentes de la comunidad afectada |
Todas las partes interesadas internas y externas importantes |
Julio-diciembre |
| Identificar/mitigar riesgos e impactos |
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| Maximizar las oportunidades |
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| Facilitar la toma de decisiones |
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| Comprensión de las percepciones |
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| Gestión de incidentes y quejas |
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| Gestión de los compromisos |
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Medidas especiales para la relación con partes interesadas específicas
Describir los diferentes tipos de enfoques de relación que se adoptarán para grupos específicos, según sea necesario (por ejemplo, grupos vulnerables, mujeres, grupos indígenas y figuras poderosas en la comunidad local). Orientación detallada sobre los requisitos específicos y los enfoques de relación con partes interesadas indígenas, lo que incluye el desarrollo de un plan de relación con la comunidad para grupos indígenas, según se establece en la sección 4I. Pueblos indígenas.
Relación con grupos vulnerables
Los ejemplos de medidas especiales que se adoptarán para enfrentar los obstáculos a la participación de ciertos grupos vulnerables incluyen lo siguiente:
- Promover la confianza de los individuos y hogares vulnerables al asignar al mismo miembro del personal para que interactúe con ellos con frecuencia (modelo del “asistente social”).
- Proporcionar capacitación de sensibilización al personal de desempeño social que interactuará directamente con los grupos vulnerables.
- Realizar visitas domiciliarias o versiones individualizadas en eventos públicos más grandes.
- Organizar los mismos eventos/reuniones en ubicaciones y fechas diferentes.
- Realizar actividades después del horario laboral y durante fines de semana, y hacer que los eventos sean adecuados para niños.
- Destacar continuamente el compromiso con la confidencialidad y demostrar que se cumple con este compromiso.
- Proporcionar varios métodos para que las personas tengan acceso a la información, registren quejas, hagan preguntas y expresen opiniones sobre un programa (por ejemplo, números telefónicos gratuitos, por escrito o en persona a través del representante habitual de la compañía encargado de las relaciones con la comunidad).
- Evitar llamar la atención sobre grupos vulnerables o “etiquetarlos”.
- Tener consciencia de las asociaciones percibidas entre el sitio y las figuras de autoridad o de poder. Por ejemplo, evitar organizar eventos o publicar información exclusivamente en edificios públicos, en caso de que una persona vulnerable haya tenido experiencias negativas con las autoridades públicas.
Se debe considerar la vulnerabilidad potencial de los defensores de los derechos humanos y si se necesitan medidas especiales para interactuar con ellos sin comprometer su seguridad. Hable con el departamento de Desempeño Social del Grupo para obtener ayuda.
Consideraciones sobre género en las relaciones
En ciertos contextos culturales, es posible que sea difícil escuchar las opiniones de las mujeres y garantizar su participación igualitaria en las actividades de interacción. Aunque existe la responsabilidad de garantizar una participación igualitaria de todos los segmentos de la población, la interferencia en protocolos culturales y normas de género también puede dañar las relaciones con las partes interesadas. Las opciones para ayudar a enfrentar este desafío incluyen lo siguiente:
- Hablar con mujeres por separado: incluso cuando no se prohíba a las mujeres participar en consultas públicas, es posible que no expresen sus verdaderas opiniones y preocupaciones, sino que hagan eco de las opiniones de sus familiares masculinos y de las autoridades tradicionales. En estos casos, se debe considerar la organización de una consulta por separado para las mujeres, sin hombres presentes, si es posible.
- Hablar con mujeres informalmente: en las comunidades en las que las mujeres no suelen tener posiciones de autoridad y no están habituadas a expresar su propia opinión, un foro público puede resultar intimidante. Es necesario tratar de interactuar con las mujeres en ambientes informales o a través de los grupos o asociaciones de mujeres existentes.
- • Identificar oportunidades de consulta de problemas específicos: es posible que haya muchas oportunidades para interactuar con mujeres fuera de los procesos de consulta explícitos; por ejemplo, durante visitas de cuidado de la salud o en el contexto del desarrollo o monitoreo de iniciativas de . La participación en estas reuniones puede ayudar en el establecimiento de relaciones y proporcionar un espacio más seguro para que las mujeres se expresen más libremente acerca de otros temas.
- Hacer que el personal femenino empiece a interactuar con las mujeres: se debe encontrar un pretexto para que el personal masculino hable con los hombres, mientras el personal femenino habla con las mujeres. De esta manera, las autoridades masculinas de la comunidad no se sentirán menoscabadas.
- Mantener informadas a las figuras de autoridad tradicionales: se debe demostrar respeto por las normas y los protocolos culturales al informar o, si es necesario, pedir permiso a la autoridad de la comunidad o al hombre cabeza de familia. Si es necesario, se deben mencionar las políticas de la compañía y los estándares internacionales como el motivo para interactuar con las mujeres por separado.
- Incluir a las mujeres en los mecanismos de rendición de cuentas:al participar en los mecanismos de rendición de cuentas, se debe garantizar que las mujeres estén representadas y sean invitadas específicamente a participar. Se debe facilitar tanto como sea posible su participación (por ejemplo, al hacer que las reuniones sean adecuadas para niños y seleccionar horarios de reunión que no interfieran en las tareas domésticas).
Papeles y responsabilidades
El debe establecer los papeles de los diferentes miembros del equipo de desempeño social, del y de otras funciones respecto a la gestión de la relación con las partes interesadas (véase la sección 3A.3 Gestión y recursos, para obtener más información).
Otras funciones deberán compartir la forma en que planean interactuar con las partes interesadas de las que son responsables, para que esta información pueda integrarse en el general del sitio. Esto puede registrarse por medio del Formulario de gestión de partes interesadas del departamento, que se comparte con el equipo de desempeño social. El formulario debe incluir la información que se indica en la tabla 3A.8:
Tabla 3A.8 Ejemplo de Formulario de gestión de partes interesadas del departamento
| Parte interesada |
Información de contacto |
Prioridad
(con base en el mapeo) |
Interacciones durante el próximo año |
Respaldo necesario del equipo de desempeño social |
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Ejemplo para el departamento de Recursos Humanos:
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| Ministerio del Trabajo |
Nombre del ministro
Lugar
Número de contacto
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D (informar, consultar, colaborar y establecer alianzas)
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- Informes mensuales el _____
- Reuniones trimestrales re. ___
- Etc.
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- Informes mensuales sobre incidentes y quejas laborales
- Etc.
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| Sindicatos |
Sindicato abc
Nombre de rep.
Lugar
Número de contacto
Sindicato xyz
Nombre de rep.
Número de contacto
|
D (informar, consultar, colaborar y establecer alianzas)
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- Informes mensuales el _____
- Reuniones mensuales re. ____
- Mensajes de sensibilización sobre la diversidad de género en el lugar de trabajo
- Información actualizada sobre las quejas internas
- Etc.
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- Informes mensuales sobre incidentes y quejas laborales
- El representante de desempeño social asistirá a reuniones
- Etc.
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