Al planificar las relaciones, los sitios deben establecer cuándo sería improductivo (o peligroso) tener una relación directa con las partes interesadas y encontrar formas alternativas de interactuar. Esto puede ser importante cuando las partes interesadas parecen inaccesibles (políticos importantes, ONG de activistas, grupos de oposición, etc.) y puede exigir que los sitios identifiquen terceros para interactuar con estos intermediarios. (Véase la sección 4J. Gestión de conflictos).
También se debe reconocer que las protestas pacíficas de las partes interesadas también constituyen un aspecto importante de una democracia libre y participativa, y deben considerarse una forma legítima de expresión.
Tabla 3A.11 Enfoques de relación
| Método |
Aplicación |
| Correspondencia escrita (cartas/correos electrónicos) |
- Para comunicaciones formales
- Para divulgar información
- Invitaciones o anuncios
- Para la comunicación con las partes interesadas que tienen menos probabilidades de participar en interacciones personales
- Para acusar recibo de incidentes y quejas, y para proporcionar información actualizada a las partes interesadas sobre cómo se han manejado sus problemas, incidentes y quejas
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| Pósteres, folletos, boletín informativo |
- Brindan a las partes interesadas información actualizada sobre la operación y las iniciativas relacionadas con la mina periódicamente y de manera simplificada, con diagramas y descripciones breves y sencillas, utilizando un lenguaje no técnico
- Comunicación con las partes interesadas que tienen menos probabilidades de participar en interacciones personales
- Explican el proceso de quejas y comparten información de contacto
- Anuncian vacantes de empleo y oportunidades de contratación locales
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| Medios de comunicación locales (periódicos, emisoras de radio, redes sociales) |
- Para anunciar noticias importantes o divulgar mensajes a una amplia gama de partes interesadas
- Para anunciar reuniones y eventos públicos futuros
- Para divulgar información sobre oportunidades de empleo y contratación, y proporcionar información actualizada específica sobre los avances
- Para compartir historias sobre eventos pasados
- Anuncios de divulgación pública sobre las evaluaciones de impacto medioambiental y social (ESIA), y los planes de acción de reasentamiento (RAP)
- Para compartir detalles e informar a las partes interesadas sobre dónde obtener más información
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| Sitio web |
Lo mismo que los medios de comunicación locales, además de lo siguiente:
- Para poner a disposición documentos de las y los
- Para poner a disposición información pertinente (por ejemplo, , actas de reuniones, agendas de las reuniones futuras)
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| Encuestas y formularios de retroalimentación (personales, por teléfono, por SMS/mensajes de texto, por correo postal, por correo electrónico o en línea) |
- Para recopilar datos, información y retroalimentación de naturaleza cualitativa o cuantitativa de una amplia gama de partes interesadas, con fines de evaluación y monitoreo
- Para obtener una mejor comprensión de las necesidades, los problemas y las preocupaciones de las partes interesadas
- Para obtener una mejor comprensión de las percepciones de las partes interesadas sobre la operación
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| Reuniones generales o reuniones públicas |
- Reuniones formales para interactuar con una amplia gama de partes interesadas, especialmente de las comunidades locales
- Para presentar información y obtener retroalimentación de las partes interesadas, a través de presentaciones, pósteres, modelos, folletos con información no técnica, videos y materiales visuales de apoyo, y sesiones de preguntas y respuestas
- Para compartir información sobre estudios futuros y divulgar resultados de estudios finalizados (por ejemplo, , )
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| Día de puertas abiertas/eventos abiertos |
- Se invita a las partes interesadas para que revisen información en el sitio o en una ubicación accesible, a su propio ritmo y a la hora que les convenga, a través de pósteres, paneles informativos, materiales visuales de apoyo y folletos
- Los eventos abiertos deben contar con personal para contestar preguntas y ofrecer orientación sobre la información a las partes interesadas
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| Entrevistas/reuniones personales |
- Permiten recopilar retroalimentación, perspectivas y opiniones de partes interesadas específicas
- Permiten que las partes interesadas hablen libre y confidencialmente sobre problemas delicados
- Permiten una discusión profunda sobre problemas específicos
- Permiten desarrollar relaciones personales con las partes interesadas
- Permiten recopilar datos de línea base
- Se deben utilizar para responder a incidentes y quejas, según sea necesario
- Permiten la realización de consultas a grupos vulnerables o sobre temas delicados en lo que respecta al género
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| Grupos de discusión/reuniones de pequeños grupos |
- Permiten una discusión abierta y profunda, así como el desarrollo conjunto de soluciones para problemas particulares entre grupos específicos de partes interesadas
- Pueden contar con el respaldo de una presentación o de la entrega de material de apoyo para comunicar mensajes clave, o de orientación/cuestionarios para facilitar el diálogo
- Permiten la realización de consultas a grupos vulnerables o sobre temas delicados en lo que respecta al género
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| Reuniones formales |
- Presentan información a un grupo de partes interesadas que comparten intereses similares
- Permiten compartir documentos técnicos
- Permiten obtener retroalimentación, perspectivas y opiniones
- Permiten desarrollar relaciones formales con partes interesadas de alto nivel
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| Talleres/mesas redondas |
- Permiten presentar información a un grupo de varias partes interesadas
- Discusión facilitada en la que todos los participantes tienen el mismo estatus
- Permiten que las partes interesadas compartan sus perspectivas y opiniones, y que hagan preguntas en un formato abierto
- Se pueden emplear ejercicios participativos para facilitar las discusiones colectivas, la realización de “lluvias de ideas” sobre problemas, el análisis de la información, y el desarrollo de recomendaciones y estrategias
- Pueden ser únicos o formar parte de grupos de trabajo o foros periódicos
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Mensajes y comunicación
La planificación de los mensajes eficaces es crucial, ya que:
- garantiza que todos los miembros del personal/representantes de la compañía digan lo correcto y lo mismo, especialmente en lo que respecta a los problemas delicados;
- aclara los hechos para responder a rumores que puedan circular sobre las actividades del sitio;
- ayuda a aclarar malentendidos sobre las actividades del sitio o del proyecto;
- comunica las políticas y responsabilidades de la compañía, para ayudar a las partes interesadas a comprender por qué las cosas se hacen como se hacen; y
- está diseñada con base en lo que opinan las partes interesadas.
Los equipos de desempeño social deberían considerar compilar los mensajes clave (véase la tabla 3A.10) para que todos los departamentos puedan utilizarlos al interactuar con las partes interesadas. Los mensajes deben desarrollarse en colaboración con los departamentos, equipos o expertos en la materia pertinentes, y diseñarse en colaboración con el equipo de comunicaciones.
Tabla 3A.12 Tipos de mensajes clave
| Tipos de mensajes clave |
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Acerca de una actividad o un hito específicos
Ejemplos:
- Inicio de una actividad de construcción
- Reasentamiento de la población
- Divulgación de las conclusiones del
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Acerca de un proceso, una política o un programa
Ejemplos:
- Proceso de quejas
- Cálculos de indemnizaciones
- Planes de rehabilitación de la tierra
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Acerca de un problema específico
Ejemplos:
- Retrasos del proyecto
- Actividades de desarrollo de la comunidad
- Discurso negativo por activistas
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Acerca de la operación en general
Ejemplos:
- Alcance de la operación
- Tamaño de la fuerza laboral
- Metas/hitos de producción
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