Tarefa 7 – Documentação
Independentemente da documentação estar em cópias físicas ou digitais, as seguintes ferramentas serão necessárias para documentar adequadamente o engajamento das partes interessadas. Recomenda-se que o planejamento de ação/cronograma de engajamento, registro das partes interessadas, registro de consulta e a estrutura de monitoramento e avaliação sejam gerenciados em um banco de dados, de preferência um sistema de gerenciamento de informações on-line. Lembre-se que os sites devem aplicar as diretrizes para proteção de dados no projeto e operação deste sistema de gerenciamento - ver Caixa 3A.7 Proteção dos dados para mais detalhes.
- Registro das partes interessadas (ver Seção 3A.2 Orientação, Tarefa 3): mapeamento contínuo e atualizado regularmente de todas as partes interessadas e suas informações de contato.
- Planejamento de ação/cronograma de engajamento (ver Orientação 3A.2, Tarefa 4): Plano de atividades e próximos engajamentos, incluindo atividades, tarefas, recursos, orçamento e cronogramas.
- Registro das consultas: registrar todas as trocas de informações com as partes interessadas, tanto planejadas e não planejadas, formais e informais, incluindo no mínimo:
- Datas e locais dos engajamentos ou outras correspondências;
- Finalidade do engajamento;
- Participantes presentes (externos e internos. Para partes interessadas externas, vincular os detalhes ao registro das partes interessadas);
- Informações compartilhadas;
- Problemas/questões levantadas, respostas da gerência e satisfação das partes interessadas com a resposta;
- Compromissos assumidos (vincular ao registro de compromissos);
- Ações de acompanhamento necessárias e cronograma/responsabilidades (pode incluir uma ação para se engajar internamente em questões levantadas ou ações para mais engajamentos externos);
- Registro de queixas e incidentes, se foram identificados através do engajamento;
- Comentário adicional/próximas etapas;
- Incluir digitalizações salvas ou cópias de cartas, e-mails, atas, avisos comunitários, notas para o registro, registros de presença, fotos e vídeos, etc. Estes devem ser rotulados com um código que corresponda à entrada correspondente no registro de consulta.
- Estrutura de monitoramento e avaliação (ver Seção 3A.2 Orientação, Tarefa 8)
- Atas/notas de reunião para os registros e listas de presença: reuniões formais ou importantes devem ser registradas em atas que devem ser aprovadas para criar um registro de discussões, acordos e ações. Devem ser acompanhadas por listas de presença e, quando relevantes, fotos. Rotular as atas para corresponderem à entrada correspondente no registro de consulta. Uma breve nota para registro deve ser preenchida para engajamentos informais se questões significativas foram levantadas, um compromisso foi assumido ou alguma ação de acompanhamento é necessária.
- Links para outras ferramentas de gerenciamento social
As atividades de engajamento das partes interessadas podem se relacionar com outras ferramentas de documentação. Por exemplo: