Tarefa 11 – Relatório
O relatório em relação ao engajamento das partes interessadas é multicamadas. Além de monitorar o progresso contra os objetivos do engajamento das partes interessadas, tem como um dos principais objetivos relatar o feedback das partes interessadas para que seja considerado em processos internos relevantes de tomada de decisão e planejamento, por exemplo, em torno da concepção do projeto, medidas de mitigação de impacto e benefícios. Para que isso seja eficaz, é importante que a equipe de Performance Social entenda o tipo de informação que as outras áreas precisam e apresente de uma forma que faça sentido para essas áreas. Os relatórios devem incluir:
- Equipe de Performance Social - dentro da equipe social do site, é útil para o pessoal de engajamento das partes interessadas desenvolva relatórios regulares (semanais ou bimestrais) para apresentar ao seu chefe de departamento (HoD), idealmente através de reuniões de equipe nas quais cada membro da equipe apresenta uma atualização e análise. O relatório pode ser uma atualização para a estrutura de monitoramento e avaliação (M&E) ou apresentar destaques sob a forma de um painel gerado automaticamente a partir do banco de dados das partes interessadas.
- Chefes de Departamento (HoDs) – Em cada reunião do Comitê de Gerenciamento do Desempenho Social (SPMC), o gerente de Performance Social deve fornecer uma breve visão geral das questões decorrentes de discussões e consultas às partes interessadas, incluindo:
- Atividades tanto proativas quanto reativas relacionadas ao engajamento;
- Feedback das partes interessadas que poderiam exigir ou subsidiara tomada de decisões; por exemplo, mudança na concepção do projeto ou questões de partes interessadas ou preocupações que as áreas da empresa precisam considerar antes de realizar uma determinada atividade;
- Desvios e as ações corretivas tomadas;
- Qualquer apoio ou contribuição necessária dos gerentes e equipes de outras áreas;
- Um resumo no formato de "painel de controle" (por exemplo, codificado por cores), para que o leitor possa obter um resumo da situação atual rapidamente;
- Comparações com dados de relatórios anteriores, ou utilizar elementos visuais para demonstrar quaisquer tendências ou flutuações (por exemplo, gráfico);
- Questões das partes interessadas que poderiam apresentar desafios ou atrasos;
- Resumo das queixas apresentadas.
- País e Grupo - os relatórios a nível nacional e de grupo devem ser desenvolvidos como parte dos relatórios do SMP (ver Seção 2) e devem resumir o progresso no sentido do cumprimento dos objetivos e resultados a longo prazo definidos no SEP; quaisquer questões prioritárias e/ou emergentes identificadas através de trabalhos que exijam acompanhamento ou gerenciamento ativo; e uma atualização narrativa sobre a situação geral do relacionamento com as partes interessadas externas e suas percepções em relação ao site (divididas conforme necessário de acordo com o grupo de partes interessadas ou localização), destacando quaisquer alterações e as razões para elas.
- Relatórios externos - mecanismos de responsabilização local podem ser usados para relatórios contínuos sobre parâmetros de referência e progressos às partes interessadas externas. Certifique-se de que o conteúdo do relatório seja orientado para as partes interessadas (com o que as partes interessadas se importam, quais aspectos as afetam e o que precisamos que elas saibam?). Os relatórios abrangentes para as partes interessadas externas serão preparados a cada cinco anos por meio do relatório de prestação de contas às partes interessadas (ver Seção 2).