Tarefa 4 – Desenvolver um Plano de Engajamento das Partes Interessadas (SEP)

Um Plano de Engajamento com as Partes Interessadas (SEP) é uma ferramenta para planejar o engajamento. Resume a análise das partes interessadas (ver Orientação 3A.2, Tarefa 3), identifica o objetivo de longo prazo para cumprir o propósito e os princípios do engajamento, estabelece marcos anuais e descreve ações e responsabilidades para alcançá-los.

O SEP é um documento vivo. Deve ser atualizado anualmente e revisado regularmente para refletir as atividades e contextos do site em mudança.

Os componentes de um SEP de melhores práticas são descritos na Tabela 3A.5. Observe que esses componentes não representam necessariamente seções separadas do documento - o importante é que todos estes aspectos sejam considerados dentro do SEP.

Tabela 3A.5 Componentes do SEP

Abordagem

Objetivos do engajamento das partes interessadas e determinação das questões prioritárias para o engajamento

Conforme declarado na Seção 2, Revisão e Planejamento, Tarefa 6, os sites são obrigados a identificar e revisar os objetivos de Desempenho Social de longo prazo (ou seja, normalmente > 10 anos) a cada cinco anos. A finalidade dos objetivos de desempenho social a longo prazo é definir a abordagem para proteger e manter uma licença social para operar e atingir os objetivos de negócios durante a LoAP. Um desses objetivos de longo prazo deve ser projetado para cumprir o propósito e os princípios do Engajamento com as Partes Interessadas, incluindo a Responsabilidade Local. Uma descrição do objetivo de engajamento com as partes interessadas deve ser incluída no SMP. Além disso, como parte do processo de M&E do SMP, também serão identificados resultados para atingir este objetivo.

Como parte da abordagem ao Engajamento com as Partes Interessadas, os marcos anuais do engajamento com as partes interessadas devem ser detalhados no SEP e serão específicos do site, mas devem refletir as sete funções principais que o engajamento desempenha no desempenho social (representadas na Figura 3A.1). Estes objetivos anuais focados no engajamento das partes interessadas devem estar alinhados com os objetivos globais de performance social do site, que são detalhados no Plano de gerenciamento social do site. Cada categoria pode ter mais de um marco anual. Um marco anual relativo ao Mecanismo de Responsabilidade Local também deve ser incluído em "facilitar a tomada de decisões". Os marcos anuais definidos pelos sites devem estar sempre ligados e/ou contribuir para a realização de um resultado ou objetivo de longo prazo previamente identificado.

É importante notar que, dada a natureza transversal do Engajamento com as Partes Interessadas, alguns marcos anuais podem contribuir para resultados ou para um objetivo de longo prazo que estão no SMP. Por exemplo: o marco anual para "Maximizar Oportunidades" pode contribuir para os resultados identificados para a SED. As definições de objetivos e resultados podem ser encontradas na Seção 1- Governança.

As considerações para a definição de marcos anuais de engajamento são fornecidas na Tabela 3A.6.

Tabela 3A.6 Considerações para definir marcos de engajamento com as partes interessadas

Com base nos marcos anuais, desenvolva uma tabela resumindo o quê, quem e quando das principais atividades de engajamento. Os resultados ou objetivos de longo prazo para os quais os marcos e atividades anuais contribuem devem ser explicitamente declarados como parte dos processos de M&E do SEP. A Tabela 3A.7 fornece uma estrutura de exemplo com um exemplo trabalhado:

Tabela 3A.7 Planejando as atividades de engajamento - o que, quem e quando

²Estes "objetivos" anuais devem estar ligados aos resultados e objetivos gerais que serão definidos como parte da Teoria da Mudança específica do site

Medidas especiais para o engajamento das partes interessadas específicas

Descrever os diferentes tipos de abordagens do engajamento que serão tomadas para grupos específicos, conforme necessário; por exemplo, grupos vulneráveis, mulheres, grupos indígenas e lideranças com alta influência/interesse na comunidade local. Orientação detalhada sobre os requisitos específicos e abordagens para o engajamento com os povos indígenas, incluindo o desenvolvimento de um Plano de Engajamento Comunitário para Grupos Indígenas, é fornecida na Seção 4I. Povos indígenas.

Engajamento com grupos vulneráveis

Exemplos de medidas especiais que podem ser tomadas para enfrentar as barreiras à participação de certos grupos vulneráveis incluem:

• Construir confiança com indivíduos ou familiares vulneráveis, atribuindo a mesma pessoa da equipe para entrar em contato pessoalmente e de maneira regular (modelo de "assistente social");
• Fornecer treinamento de sensibilidade para a equipe de Performance Social que lidará diretamente com grupos vulneráveis;
• Realizar visitas domiciliares ou encontros individuais em eventos públicos maiores;
• Organizar os mesmos eventos/encontros em vários locais diferentes e em diferentes dias;
• Realizar atividades após o horário de trabalho ou nos fins de semana, e possibilitar a presença de dos filhos em eventos públicos;
• Enfatizar continuamente um compromisso de confidencialidade e demonstrar que esse compromisso é cumprido;
• Fornecer várias maneiras para as pessoas acessarem informações, registrarem uma queixa, fazerem uma pergunta, expressarem opiniões sobre um programa, por exemplo, números de telefone gratuitos, por escrito, pessoalmente através do seu representante regular de contato entre a empresa e a comunidade;
• Evitar chamar a atenção para grupos vulneráveis ou rotulá-los como tal;
• Estar atento às associações entre o site e figuras de autoridade ou poder. Por exemplo, evite sediar eventos ou publicar informações exclusivamente em edifícios públicos, caso uma pessoa vulnerável tenha tido experiências negativas com as autoridades públicas.

Deve-se considerar a potencial vulnerabilidade dos defensores dos direitos humanos e se medidas especiais são necessárias para engajá-los sem comprometer sua segurança. Fale com a equipe de Performance Social do Grupo para obter assistência.

Considerações de gênero para o engajamento

Em certos contextos culturais pode ser difícil buscar a contribuição das mulheres e garantir a igualdade de participação em atividades de engajamento. Embora haja a responsabilidade de garantir a participação igualitária de todos os segmentos da população, interromper o protocolo cultural e as normas de gênero também pode danificar as relações das partes interessadas. As opções para ajudar a navegar neste desafio incluem:

• Falando com mulheres separadamente - mesmo quando as mulheres não são impedidas de participar de consultas públicas, elas podem não expressar suas verdadeiras opiniões ou preocupações, mas sim ecoar as de seus parentes homens e autoridades tradicionais. Nesses casos, considere organizar uma consulta separada para as mulheres, sem a presença de homens, se possível;
• Falando informalmente com mulheres - Em comunidades nas quais as mulheres normalmente não têm posições de autoridade e não estão acostumadas a expressar sua própria opinião, um fórum público pode ser intimidante. Tente engajar mulheres em ambientes informais ou através de um grupo ou associação de mulheres;
• Identificar oportunidades de questões específicas para consulta - Pode haver inúmeras oportunidades de engajamento com mulheres fora dos processos de consulta explícitos; por exemplo, durante as visitas de saúde ou no contexto de desenvolvimento ou monitoramento de iniciativas de SED. A participação nesses encontros pode ajudar a construir relacionamentos e potencialmente fornecer um espaço mais seguro para as mulheres se expressarem mais livremente;
• Ter uma equipe feminina iniciando o engajamento com as mulheres - Mande a equipe do sexo masculino encontrar um pretexto para falar com os homens, enquanto a equipe feminina fala com as mulheres. Desta forma, as autoridades comunitárias masculinas não se sentirão prejudicadas;
• Manter as figuras tradicionais de autoridade informadas - Mostre respeito pelas normas culturais e protocolos informando ou, se necessário, pedindo permissão da autoridade comunitária ou do chefe de família. Se necessário, cite as políticas da empresa e os padrões internacionais como as razões para engajar as mulheres separadamente;
• Incluindo as mulheres nos Mecanismos de responsabilização locais: Ao participar do mecanismo de responsabilização local, certifique-se de que as mulheres sejam representadas e especificamente convidadas a participar. Faça com que a participação delas seja o mais fácil possível (por exemplo, possibilitando a presença de crianças nas reuniões e escolhendo horários de encontro que não interfiram nas tarefas domésticas).

Funções e responsabilidades

O SEP deve descrever as diferentes funções dos membros da equipe de Performance Social, do SPMC e das outras funções no gerenciamento do engajamento das partes interessadas (para mais orientações ver Seção 3A.3 Gerenciamento e Recursos)

Outras funções precisarão compartilhar como planejam se engajar com as partes interessadas pelas qual têm responsabilidade primária para que essas informações possam ser integradas ao Plano de Engajamento das Partes Interessadas (SEP) do site. Isso pode ser captado utilizando um formulário de gerenciamento do departamento das partes interessadas, que é compartilhado com a equipe de Performance Social. O formulário deve incluir as informações indicadas na Tabela 3A.8:

Tabela 3A.8 Exemplo de Formulário de Gerenciamento das Partes Interessadas