O compromisso da Anglo American com a prestação de contas é realizado, em parte, através de relatórios transparentes e a comunicação com as partes interessadas potencialmente afetadas sobre a revisão, planejamento e gerenciamento do desempenho social.
Partes interessadas externas, incluindo membros do Fórum de Engajamento com a Comunidade (Community Engagement Forum – CEF), devem ser consultadas para informar objetivos e prioridades do desempenho social a longo prazo do site, avaliar potenciais riscos e impactos sociais e em direitos humanos e identificar os controles apropriados para gerenciamento de risco e impacto (ver Seção 3A). Esta informação é, então, incluída no Plano de Gerenciamento Social (Social Management Plan – SMP).
De cinco em cinco anos, após a conclusão da revisão/atualização do contexto externo e interno, objetivos e prioridades de desempenho social a longo prazo e atualização do Plano de Gestão Social (Social Management Plan – SMP), os sites são obrigados a elaborar e divulgar um relatório de prestação de contas às partes interessadas (Stakeholder Accountability Report – SAR).
O relatório de prestação de contas às partes interessadas abre uma oportunidade para apresentar uma visão geral e dar feedback sobre as medidas tomadas e os progressos realizados pelo site em termos de gerenciamento de desempenho social e para realçar os objetivos e prioridades de desempenho social a longo prazo. O relatório deve ser transparente às considerações de sensibilidade geral, mas está sujeito a confidencialidade legal e comercial.
O Plano de Gerenciamento Social (Social Management Plan – SMP) fornece a base para o relatório de prestação de contas às partes interessadas, e as seções relevantes do plano devem ser resumidas e compiladas em um relatório destinado às partes interessadas externas (ver Tabela 2.4). A versão preliminar do relatório de prestação de contas às partes interessadas deverá ser revista e discutida pelo Comitê de Gerenciamento de Desempenho Social (Social Performance Management Committee – SPMC) e pela Unidade de Negócios, pois o relatório contém informações e compromissos públicos com as partes interessadas que devem ser adequadamente compreendidos pelas principais partes interessadas internas.
TABELA 2.4 - Plano de Gerenciamento Social (Social Management Plan – SMP) fornece informações para o relatório de prestação de contas às partes interessadas (Stakeholder Accountability Report – SAR)
O relatório de prestação de contas às partes interessadas (Stakeholder Accountability Report – SAR) final deve ser apresentado e discutido com as principais partes interessadas externas. No mínimo, isso deve ser feito através do Fórum de Engaajamento da Comunidade (Community Engagement Forum – CEF) e com as partes interessadas potencialmente afetadas. Os sites devem também considerar focar um público mais amplo, que poderia incluir autoridades reguladoras, governos locais, parceiros de desenvolvimento, etc. Os sites devem usar o relatório de prestação de contas para discutir regularmente o progresso em relação a objetivos a longo prazo, compromissos sociais e gerenciamento dos riscos e impacto sociais e em direitos humanos com as partes interessadas externas. As atividades relacionadas ao engajamento das partes interessadas com o relatório de prestação de contas devem ser incluídas no Plano de Engajamento das Partes Interessadas (Stakeholder Engagement Plan – SEP).
O relatório de prestação de contas final deverá estar à disposição do público, no mínimo, através da publicação do relatório completo no website da Anglo American em um idioma conhecido pelas partes interessadas afetadas. Métodos adicionais podem ser necessários para assegurar que as partes interessadas afetadas possam acessar e compreender o relatório; por exemplo, disponibilizar cópias físicas, ou a divulgação de certos conteúdos do relatório através de rádio ou jornais locais.