Los sitios deben, en colaboración con la(s) comunidad(es) indígena(s), desarrollar y acordar un Plan de Relacionamiento con la Comunidad u otro plan equivalente. El objetivo del Plan de Relacionamiento con la Comunidad es establecer un proceso para el relacionamiento entre el sitio y la comunidad indígena, y para la participación significativa de los grupos indígenas en la toma de decisiones. Los sitios deben interactuar con un asesor indígena para obtener apoyo y asesoramiento con respecto a la cultura, las costumbres y las prácticas de relacionamiento locales, lo que orientará el relacionamiento inicial con las comunidades indígenas. También se debe designar a un responsable del relacionamiento con los pueblos indígenas u otro cargo equivalente responsable del mantenimiento continuo del relacionamiento con los grupos indígenas. Cuando los pueblos indígenas hablen un idioma o un dialecto diferentes, el equipo del sitio deberá asegurarse de que exista personal directivo o personal de apoyo adecuado que pueda comunicarse en este idioma.

El Plan de Relacionamiento con la Comunidad debe incluir los siguientes elementos:

• Valores mutuamente acordados que sostengan el relacionamiento y el proceso de negociación de buena fe entre el sitio y el grupo indígena, como una interacción abierta, transparente y respetuosa. Los representantes del sitio deben seguir los protocolos culturales, dedicar suficiente tiempo a las reuniones, discusiones y toma de decisiones, y mostrar respeto en todo momento. Una actitud de escucha respetuosa y disposición a aprender del pueblo indígena ayudará a generar confianza mutua.
• Objetivos mutuamente acordados para el relacionamiento y cómo éstos deberán reconocerse.
• Procedimientos mutuamente acordados para el relacionamiento entre el sitio y los grupos indígenas. Esto puede incluir un acuerdo sobre las vías y los formatos preferidos para el intercambio de información. El relacionamiento puede incluir visitas periódicas al sitio, para inspeccionar sus actividades. También deben acordarse los aspectos logísticos, que incluyen cuándo y dónde tendrán lugar las reuniones.
• Participantes mutuamente acordados en el relacionamiento entre el sitio y los grupos indígenas, y sus respectivas responsabilidades. Los organismos y organizaciones representativos de los pueblos indígenas (por ejemplo, consejos de ancianos o consejos de aldea), así como los miembros de la comunidad indígena más amplia, deben participar en las actividades de relacionamiento. El Plan de Relacionamiento con la Comunidad debe establecer formas de garantizar una representación adecuada y justa en las actividades de relacionamiento, incluso cuando sea posible que esto no se refleje en estructuras de representación tradicionales. Las actividades de relacionamiento deben ser inclusivas en términos de género y edad, e incluir una amplia variedad de miembros de la comunidad. Si existen normas sociales u otros obstáculos a la participación en las actividades de relacionamiento para ciertos grupos, el sitio debe esforzarse por mejorar los niveles de participación al establecer procesos separados u otras formas de relacionamiento inclusivas, por ejemplo, realizando discusiones informales con estos grupos en reuniones separadas o recurriendo a la ayuda de terceros que puedan obtener la retroalimentación de estos grupos.
• Proceso mutuamente acordado para la obtención del consentimiento cuando se requiera el FPIC El Plan de Relacionamiento con la Comunidad debe incluir lo siguiente: una descripción del proceso para solicitar el consentimiento; una descripción de las actividades, el (los) proyectos(s), el (los) objetivo(s) o los resultados del sitio para los cuales se está solicitando el consentimiento; una definición de lo que se entiende por consentimiento y cómo éste se demostrará, según lo acordado con la comunidad indígena afectada; una explicación de cómo la comunidad indígena tomará una decisión colectiva con relación a si desea dar o no su consentimiento; quiénes deben dar su consentimiento y quiénes deben firmar un acuerdo de FPIC; las condiciones (si las hay) en que la compañía puede volver a solicitar el FPICpara la misma actividad o para actividades similares, en caso de que el consentimiento no se haya obtenido durante el proceso inicial; cómo se compartirá la información entre el sitio y los grupos indígenas, de manera que les permita comprender plenamente los impactos examinados; y cómo se solicitarán, se documentarán y se tendrán en cuenta las opiniones de la comunidad indígena más amplia, lo que incluye a sus miembros más vulnerables. Cuando los sistemas administrativos y tradicionales reconozcan a líderes diferentes, cuando se sepa que el liderazgo es altamente politizado y/o sólo representa marginalmente a la población afectada, o si hay varios grupos que representan diferentes intereses, el FPIC deberá basarse en la identificación, el reconocimiento y la participación de un mayor número o nivel de representatividad de subgrupos de partes interesadas. Si hay más de una comunidad indígena representada en la población que podría verse afectada y necesitar un proceso de FPIC, ésta puede incluirse en un proceso único, o en procesos de FPIC separados, según la preferencia de los propios pueblos.
• Proceso mutuamente acordado para la toma de decisiones. Se debe proporcionar suficiente tiempo para la toma de decisiones.
• Proceso mutuamente acordado para el desarrollo del IPP. Se debe desarrollar un IPP en colaboración, de acuerdo con una estructura y un enfoque acordados con anticipación entre la comunidad y la compañía.
• Cuestiones especialmente importantes para los grupos indígenas (por ejemplo, patrimonio cultural, derechos sobre la tierra, uso consuetudinario de la tierra y los recursos, cuestiones relativas al agua, acceso a recursos que puedan estar bloqueados, protección del ganado, incluyendo rutas de migración, etc.) y acuerdo mutuo sobre cómo se debe manejar el relacionamiento en lo que respecta a estas cuestiones. Los sitios deben involucrar al personal especializado necesario desde el comienzo para ayudar a identificar, comprender y brindar asesoramiento sobre la gestión de estas cuestiones.
• Proceso mutuamente acordado de recopilación de datos de línea base y de ética de investigación. Esto incluye los métodos que se emplearán para la recopilación de datos, y la transparencia y colaboración en el análisis y la presentación de los datos. Ciertos métodos de recopilación de datos, como las entrevistas y las fotos, pueden requerir el consentimiento informado por parte de los miembros de la comunidad.
• Proceso mutuamente acordado de resolución de quejas y disputas (véase la sección 3B). El proceso de quejas debe estar en alineamiento con las formas tradicionales de resolución de problemas y conflictos. Cuando los grupos indígenas sean una pequeña parte de una comunidad más amplia, el mecanismo de quejas de la comunidad más amplia se considerará suficiente para su uso por el grupo indígena. Sin embargo, es más probable que se requiera un procedimiento separado con base en enfoques tradicionales de resolución de problemas y disputas. Se deben aclarar los recursos y reparaciones administrativos y legales, así como cualquier asistencia jurídica disponible para ayudar a los grupos indígenas como parte del proceso de consulta y participación informada. La resolución de disputas puede incluir la mediación.
• Proceso, frecuencia y formato mutuamente acordados para el reporte sobre las actividades y los avances en el logro de los objetivos y resultados acordados.
• Enfoque mutuamente acordado para resolver cualquier cuestión de capacidad que pueda impedir una participación plena e informada de los miembros de los grupos indígenas, como la falta de acceso a expertos jurídicos o técnicos, o las cuestiones relacionadas con el idioma y la alfabetización. El sitio debe proporcionar fondos y/o ayuda para ayudar a garantizar otros medios, incluyendo actividades culturalmente adecuadas de capacitación y educacionales, para satisfacer las necesidades de capacidad. En algunos casos, es posible que se requiera la traducción de documentos. En otros casos, es posible que se requiera una explicación del contenido del documento o el desarrollo de capacidades más amplias sobre determinadas cuestiones específicas. Puede que se establezcan disposiciones para el acceso a asesoramiento independiente. Es posible que el personal también necesite recibir capacitaciones que ayuden a comunicar y explicar información compleja utilizando un lenguaje sencillo y no técnico.
• Proceso mutuamente acordado para la revisión y actualización del Plan de Relacionamiento con la Comunidad, lo que incluye la frecuencia de revisión y cualquier gatillador para la realización de revisiones fuera de los plazos planificados, como en el caso de cambios en el plan del proyecto.